Uno de los conceptos que solemos trabajar en las organizaciones es la visibilidad.
En muchas ocasiones, y no solo en empresas grandes, las personas estamos tan focalizadas en lo que hacemos, que ni siquiera prestamos un poco de atención a lo que hacen el resto. Y no me refiero a saber qué hacen o a hacerles parte de su trabajo, sino conocer en qué parte de la cadena del proceso completo están, cuáles son las partes del proceso con las que tienen más contacto, que quizá estén antes o después, o que se mezclan con el nuestro, o que necesitan del nuestro para avanzar... las variaciones son múltiples.
Esta ceguera ante lo que hacen los demás, en ocasiones nos crea suspicacias. Tendemos a pensar que el otro no hace suficiente, que todo lo duro y difícil lo hacemos nosotros, cuando la realidad es que si los procesos están bien diseñados e implantados, las cargas de trabajo deberían estar equilibradas, en tiempo, en proyectos, en responsabilidad...
Cuando en las empresas visibilizamos el trabajo de los demás, las personas se suelen sorprender... y para bien. De repente entienden que su trabajo tiene conexiones con otros más allá de sus departamentos; que cuando tienen un problema, un cuello de botella, o cualquier disrupción en su día a día, suele ser un cúmulo de circunstancias cuya responsabilidad está compartida por muchas personas. Y este dirimir las responsabilidades entre varios, de repente libera a las personas de culpar a otras o así mismas.
Igualmente, visibilizar(se) dentro de un proceso más grande, ayuda a poner en valor lo que hace uno mismo y los demás, el servicio que (nos) hacemos entre todos para que el trabajo salga adelante y avance. Puede que en ese momento dejes de sentirte el ombligo del mundo y saques la cabeza de tu entorno para sorprenderte del ecosistema que se mueve a tu alrededor.
En la digitalización que están implantando cada vez más las organizaciones, estas cegueras suelen en ocasiones quedar muy patentes. Los pequeños procedimientos que antes se hacían de pasada, quizá ahora tomen un mayor espacio en la organización, y aquella persona que lo hacia entre un café y otro, ahora necesita tiempo y espacio para ejecutarlo. Algo que era invisible ya no lo es. Hacerlo visible y transparente, ayuda a que todas las personas de la organización lo puedan mirar, entender y encontrar su lugar dentro de la cadena.
La digitalización ha traído herramientas muy interesantes para controlar parámetros, agilizar tareas y guardar registros. El conocimiento por parte de todos es primordial si queremos seguir en este tren, y cuanto antes entendamos su servicio y su valía, más sencillo será que lo implementemos en nuestro día a día.
Por poner un ejemplo, el CRM es una herramienta super interesante para conocer quién nos contacta, desde donde lo hace, qué nos compra, cuándo... Sin ella no podemos saber si un cliente pasado vuelve a ser cliente, por ejemplo. O en qué fase está una oferta que hayamos preparado... En este link puedes encontrar un software que incluye CRM de manera gratuita, por si lo quieres testar en tu empresa. Los datos que nos da un CRM son visibles para todos y su misión es que nos haga el trabajo más sencillo. Nuestra labor tan solo es alimentarlo, aportar nuestro granito de arena, crear espacio en nuestro tiempo de trabajo para esa herramienta que nos hará más fácil el futuro.