En el anterior post hablaba sobre los primeros pasos para poner en marcha tu equipo de trabajo o afinar el que ya tienes. Estos consistían en definir la tarea y definir las fortalezas y recursos del equipo. Si no lo has leído aún, puedes hacerlo aquí. Continúo hoy con otros tres pasos que te ayudarán sin duda a esta creación.
Reúne a tu equipo y dispón de dos horas de trabajo juntos, y:
1.- Define las debilidades del equipo
Sí, debilidades. No sólo miramos la luz, también miramos la sombra, porque ahí encontramos aquello que debemos superar para seguir creciendo y ser más eficaces, así que es interesante poner sobre la mesa aquello que nos suele costar mirar.
Las debilidades del equipo no son personales, sino que son aquellas que entre todos los componentes no se pueden cubrir. Las tenemos en cuenta para estar atentos y poder afrontarlas cuando lleguen, o para cubrirlas con un refuerzo que puede ser externo al equipo.
Si por ejemplo yo tengo un equipo donde la comunicación entre los miembros es complicada puesto que somos todos tímidos, puedo buscar un método de trabajo donde el diálogo sea menos necesario, o puedo contar puntualmente con una persona ajena al equipo para dinamizar las reuniones.
Las debilidades nos hacen conscientes de nuestros límites para desde ahí poder afrontarlos.
2.- Elige los roles
Cada miembro del equipo debe tener un rol para ese equipo, que no necesariamente tiene que coincidir con el rol que tenga en otros ámbitos de la organización. Por ejemplo, en un equipo puedo ser el coordinador y en mi empresa puedo ser responsable de almacen.
En la elección de roles podemos fijarnos en cuáles son las fortalezas de cada persona y apoyarnos en ellas para tomar la decisión de qué rol es bueno que tenga cada uno. Y no es necesario que todos tengan un rol, aunque yo sí creo que es interesante, puesto que es una manera de implicar a todos de manera más proactiva en la tarea.
Algunos de los roles que yo suelo utilizar son: Coordinador, planificador, impulsor de la toma de decisiones, gestor del tiempo... Obviamente tu puedes implementar aquellos que consideres necesarios para que la tarea se cumpla, por ejemplo responsable de comunicación, gestor de documentación, etc.
3.- Pacta las normas del equipo
Habitualmente en los equipos, cuando se habla de normas, se adoptan directamente las de la organización donde reside el equipo. Pero en muchas ocasiones esto no tiene sentido. Por ejemplo, si el horario de reuniones de la organización es de 8 a 9, quizá el equipo prefiera reunirse en otro horario que se adapte más a los componentes. Otro ejemplo es el de la toma de decisiones. Si el director de área está dentro del equipo, y su rol en la organización es el de más responsabilidad con respecto al de los otros miembros, no tiene por qué ser quien tome las decisiones del equipo, ya que quizá esté en el mismo por su expertise o por su capacidad de negociación o comunicación, pero no para asumir la toma de responsabilidades.
Por esto, y porque las personas tenemos mucha facilidad para seguir normas sin explicitarlas, es importante compartirlas y ponernos de acuerdo en ellas.
Algunas de las normas que yo suelo explicitar son: Forma de comunicación del equipo, compromiso con las reuniones, toma de decisiones, planificación de las reuniones.
All igual que con los roles, tú puedes dar forma a las normas que necesites para el buen funcionamiento del equipo, aquellas que eviten malos entendidos o conflictos superfluos que dificulten el buen desarrollo del trabajo del equipo.
Estos cinco pasos que he ido desglosando a lo largo de los dos últimos post, son un buen comienzo para la gestación de un equipo o el afinamiento de uno ya existente. Te invito a que lo pongas en práctica. La teoría está muy bien, y la puedes encontrar en muchos libros, pero si no la pones en práctica es difícil que puedas ver cambios en tu equipo, y es difícil que los integrantes del equipo puedan llegar a hacer las cosas de manera diferente, más eficaz.
Mi experiencia en el trabajo con equipos habitualmente ha sido muy satisfactoria. Con pequeños cambios, el equipo ha conseguido grandes avances, y por eso no me canso de repetir que esta herramienta bien afinada puede convertirse en un bonito Stradivarius.
El “equipo de trabajo” es un tema que me resulta apasionante y estoy segura de que en posteriores ocasiones ofreceré más claves útiles para seguir trabajando en él.
Hasta ese momento, puedes contarme cómo está yendo esta reflexión dejando un comentario.
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